Demand Management

Herausforderung

Den Ressourcen einer Organisation stehen meist zahlreiche Ideen in Projekt- in und Produktportfolios gegenüber. Demand Management für Ressourcen und die Sorgfaltspflicht machen einen strukturierten, häufig komplexen Ideeprozess erforderlich. Doch dieser Aufwand muss im Verhältnis zur wirtschaftlichen Bedeutung und Realisierbarkeit der Idee stehen.  Da sinnvolle Vorschläge von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen einer Organisation kommen können, darf die Projektplanung nicht auf Mitarbeiter aus der IT-Abteilung oder dem Projektmanagement beschränkt sein.

Investitionsvorschläge (Projekte oder Produkte) müssen den entsprechenden Mitarbeitern und Entscheidungsträgern rechtzeitig vorgelegt werden.  Um Rückstände und unnötige Verzögerungen zu vermeiden, sollte dieser Prozess verwaltet werden.  Abschließend sind die ausgearbeiteten Vorschläge nachvollziehbar und nach Priorität geordnet in einem Portfolio zusammenzufassen.

Lösung

Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution stellt eine Plattform für die Zusammenarbeit zur Verfügung, mit skalierbaren Tools für das Workflow-Management, für Geschäftsvorgänge und für die Planung sowie einem Modul für die Portfolioanalyse, das umfassendes Demand Management ermöglicht. 

Identifizieren kreativer Potenziale

Dank Microsoft EPM Solution können Mitarbeiter aus allen Abteilungen ihre Ideen in die Organisation einbringen.  Dies kann Vorschläge für den Marketing- und Produktbereich zur Verbesserung der Marktposition oder Ideen zur Prozessoptimierung umfassen.  Außerdem können IT-Manager mithilfe des Application Portfolio Management-Frameworks von Enterprise Project Management Solution die Beziehungen zwischen Geschäftsbetrieb, IT und finanziellen Rahmenbedingungen quantifizieren, um optimale Vorschläge zur Verbesserung des IT-Bereichs zu entwickeln.

Voranalyse von Ideen für die Erstellung von Vorschlägen

Jeder Mitarbeiter kann Verbesserungsvorschläge in Form von einfachen Listeneinträgen einbringen, die durch Parameter klassifiziert und durch Prognosen quantifiziert werden.  Diese Ideen werden nach Kategorien geordnet und in Projektberichten (oder Produktvorschlägen) zusammengefasst. Anhand der prognostizierten Kosten und Vorteile werden Prioritäten für die Vorschläge festgelegt.  Projektmanager können mit Microsoft Enterprise Project Management Solution Zeitpläne erstellen und die Vorschläge klassifizieren, um sie gemäß ihrer Dringlichkeit dem entsprechenden Workflow zuzuführen.  Während der Planungsphase kann der Projektmanager Vorschläge in Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007 hochladen, um die Verbesserung der Geschäftsvorgänge innerhalb eines strukturierten Workflows zu ermöglichen.

Anpassen des Workflows an klassifizierte Chancen

Mit Enterprise Project Management Solution können problemlos Geschäftsvorgänge erstellt werden.  Anhand der Klassifizierung der Ideen werden die einzelnen Vorschläge von entsprechenden Fachkräften optimiert und weiterentwickelt und von den zuständigen Entscheidungsträgern oder Gremien genehmigt.  Entsprechend ihrer Aufgaben in der Organisation werden Mitarbeitern entsprechende Rollen im Workflow zugewiesen, um die Arbeitszeit den Anforderungen entsprechend zu verteilen. Diese aktive Organisation des Workflows gewährleistet, dass die Verantwortlichen rechtzeitig über ihre Zuständigkeiten im Prozess benachrichtigt werden, sodass keine Ideen verloren gehen.  Jeder Schritt innerhalb des Workflows wird von Datenüberprüfungen begleitet und durch nachvollziehbare elektronische Genehmigungen abgeschlossen.  Genehmigungsberichte bieten den Mitarbeitern eine Übersicht über den Status der Abläufe und beschleunigen das Verfahren.

In verschiedenen Abschnitten innerhalb des Verfahrens können Projektideen von zuständigen Entscheidungsträgern abgelehnt oder für spätere Bewertungen zurückgelegt werden.  Microsoft EPM Solution sendet entsprechende Benachrichtigungen an die Initiatoren und Befürworter der Ideen.

Verwalten von Geschäftsvorgängen und Zeitplänen

Projekt- und Produktmanager können Enterprise Project Management Solution als strukturiertes Repository für Geschäftsvorgänge verwenden.  Prognosen für Kosten und Nutzen eines Projekts, erforderliche Ressourcen, Zeitpläne, Risiken und strategische Bedeutung – all diese Kriterien werden mit Standardwerten quantifiziert und können auf Programm- und Portfolioebene in einer Aggregatansicht dargestellt werden.  Microsoft EPM Solution ermöglicht einer Organisation, den Wert eines Projekts anhand seiner strategischen Bedeutung und der Rendite zu definieren.

Bei Bedarf können Projektmanager mithilfe der Planungstools in Enterprise Project Management Solution Meilensteine festlegen und durch detaillierte Aufteilung der Arbeitsstrukturen benötigte Ressourcen planen. 

Optimieren von Genehmigungen und Optionen

Investmentvorschläge, die die ersten Genehmigungsverfahren passiert haben, werden von Enterprise Project Management Solution für die Portfolioauswahl zusammengefasst.  Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 stellt ein Framework zur Verfügung, mit dem das optimale Portfolio für die Finanzierung anhand der Unternehmensstrategie ausgewählt werden kann.  Am Ende des Demand Management-Verfahrens können die zuständigen Entscheidungsträger über die Finanzierung ihres Portfolios entscheiden und Stakeholder über die endgültigen Entscheidungen informieren.