Portfolioauswahl

Herausforderung

Führungskräfte sehen sich wachsendem Druck ausgesetzt, ihre Ausgaben in Bezug auf die Geschäftsziele zu rechtfertigen. Zu bestimmen, welche Projekte in das Portfolio aufgenommen werden sollten und mit welchen Initiativen sich die Unternehmensstrategie am besten umsetzen lässt, ist jedoch eine sehr aufwändige und komplexe Aufgabe. Zudem müssen Führungskräfte Prioritäten erkennen und festlegen, um optimalen Budget- und Ressourceneinsatz zu ermöglichen.

In zahlreichen Organisationen besteht Bedarf an einem Tool, mit dem sich berechnen lässt, welche Anteile der Ressourcen für aktuelle bzw. neue Projekte aufgewendet werden sollten.  Führungskräfte müssen für jedes Projekt die zu investierenden Ressourcen festlegen und ihre Entscheidungen der Organisation mitteilen.

Lösung

Mithilfe von Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution können Organisationen einfach und problemlos notwendige Prioritäten festlegen, bestehende Projektportfolios optimieren und optimale Projektportfolios auswählen.

Definieren und Priorisieren von geschäftsfördernden Faktoren

Führungskräfte können Unternehmensstrategien festlegen, indem sie umsetzbare, einander ausschließende und messbare geschäftsfördernde Faktoren definieren, mit denen die Ziele der Organisation verfolgt werden können.  Nach dem Festlegen der geschäftsfördernden Faktoren können diese mithilfe von Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007 priorisiert werden. Das Festlegen dieser Prioritäten ist der erste Schritt im Auswahlverfahren für Portfolios.

Priorisieren von vorgeschlagenen Projekten

Für jeden während des Demand Managements entwickelten Geschäftvorgang wird überprüft, ob er den geschäftsfördernden Faktoren entspricht.  In Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 kann ein Projekt einem oder mehreren geschäftsfördernden Faktoren zugeordnet werden. Jede Beziehung lässt sich auf einer Standardskala einordnen, sodass ausgewertet werden kann, ob ein Projekt von hohem oder niedrigem strategischem Wert ist.  Für jedes Projekt wird ein strategischer Kennwert anhand des Einflusses auf die geschäftsfördernden Faktoren ermittelt. . Auf der rechten Menüleiste können mithilfe der entsprechenden Schaltfläche verschiedene Onlinetouren durch Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 gestartet werden.

Optimieren des Portfolios gegenüber verschiedenen Einschränkungen

Mithilfe der prognostischen Analysefunktionen in Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 lassen sich für variable Budget- und Ressourceneinschränkungen verschiedene Optimierungsszenarios für die Portfolioauswahl erstellen.  Die Optimierungsalgorithmen unterstützen Analysten beim Ermitteln des Projektportfolios mit dem größten Wert (z. B. strategisch) unter Berücksichtigung aller Abhängigkeiten zwischen den Projekten.  Analysten haben außerdem die Möglichkeit, weitere Optimierungsszenarios in Bezug auf den finanziellen Wert eines Projekts wie dem Ertrag vor Zinsen und Steuern zu erstellen.

Führungskräfte können zusätzlich den strategischen und finanziellen Einfluss von vorgeschriebenen und bevorzugten Projekten im Portfolio einschätzen.

Identifizieren relevanter Probleme in Portfolios

Mithilfe der erweiterten Analysetools für Portfolios (z. B. Efficient Frontier Modeling) in Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 können Analysten Ursachen für mangelnde Effizienz von Portfolios einschätzen. Dazu werden Einschränkungen identifiziert, die verhindern, dass das Portfolio die erforderlichen Leistungen erbringt.

Priorisieren und Optimieren auf programm- und unternehmensübergreifender Ebene

Die Komplexität der Analyse und Portfoliooptimierung ergibt sich häufig aus der Budget- und Ressourcenzuweisung auf Projekt- und Programmebene.  Mit Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 können innerhalb der Portfolioauswahl Priorisierungs- und Optimierungsanalysen sowohl auf Projekt- als auch auf Programmebene ausgeführt werden.  Mithilfe dieser Analysen identifizieren Führungskräfte die optimale Projektzusammenstellung innerhalb eines Programms und innerhalb des Gesamtkontexts des Portfolios. 

Neudefinieren mit Szenarioplänen

Nachdem die Führungskräfte die verschiedenen Optimierungsszenarios und die damit verbundenen Einschränkungen festgelegt haben, können sie die Szenarios in einem angepassten Decision Dashboard überprüfen und vergleichen.  Zusätzliche Analysen ermöglichen eine präzisere Einschätzung und Quantifizierung des Werts eines vorgeschlagenen Portfolios unter Berücksichtigung verschiedener Szenarios. Umfangreiche, übersichtliche Informationen zum Portfolio zeigen während der Portfolioauswahl verborgene Investitionsmöglichkeiten auf.