Programmverwaltung
Herausforderung
Viele Organisationen verfügen über Programme. Häufig jedoch verbinden unterschiedliche Personen verschiedene Dinge mit dem Begriff „Programm“. Ein Programm kann sich auf fortlaufende betriebliche oder funktionelle Arbeiten, auf ein Großprojekt oder auf eine strategische Zielsetzung beziehen. Der erste Schritt zum Erfolg besteht darin, ein gemeinsames Verständnis dafür zu schaffen, was ein Programm umfasst: Eine Gruppe verwandter Projekte zur Erzielung von Ergebnissen.
Die grundlegende Herausforderung bei der Programmverwaltung besteht darin, ein Programm so durchzuführen, als handele es sich um ein Projekt. Wenn sich Manager auf Zielsetzungen und Produkte konzentrieren, ohne dabei den Gewinn zu berücksichtigen, ist das Programm zum Scheitern verurteilt.
Programme müssen wie Projekte initiiert werden. Die Programmverwaltung umfasst jedoch auch das Initiieren von Projekten im Rahmen des Programms, um so die Ergebnisse zu optimieren. Daher ist es wichtig, dass sowohl Programme als auch Projekte an den strategischen Faktoren ausgerichtet werden.
Da es sich bei Programmen um Projektsammlungen handelt, verfügen Programme in der Regel über einen größeren Umfang. Dies verkompliziert die Kommunikation und Berichterstellung erheblich. Organisationen benötigen einfache Möglichkeiten zum Erfassen der Komplexität und des Status der im Rahmen von Programmen durchgeführten Projekte.
Die meisten Projekte sollen Ergebnisse liefern. Wenn die Mitarbeiter jedoch nicht in die Verantwortung genommen werden, kann die Organisation die Projektziele kaum erreichen. Außerdem erzielen Programme möglicherweise nicht die gewünschten Ergebnisse, wenn die Unternehmensführung das Geleistete und die Gewinne nicht in jeder Phase des Programms mithilfe effizienter Programmverwaltungstechniken prüft.
Lösung
Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution hilft Organisationen bei der effizienten Verwaltung ihrer Programme und beim Erzielen der Programmergebnisse.
Ermitteln von Ergebnissen
Durch das Aufführen, Organisieren und Inbeziehungsetzen aller Projektaktivitäten kann sich der Projektmanager auf die Ergebnisse und Zielsetzungen konzentrieren. Nun können Projektmanager zudem die Projektergebnisse ebenso benutzerfreundlich eintragen. Quantitative (z. B. Ausgabenreduktion) oder qualitative (z. B. gestiegene Kundenzufriedenheit) Ergebnisse können für bestimmte Zeiträume während oder nach dem Projekt eingegeben werden. Durch die Transparenz der Projektergebnisse können Organisationen besser entscheiden, ob Projekte befürwortet oder abgelehnt werden sollen.
Initiieren von Programmen und Projekten
Programme und Projekte können zur Identifizierung und Beurteilung mit einem geeigneten Programmverwaltungstool online aufgelistet werden. Für alle Programme und Projekte können Geschäftsvorgänge erstellt werden, die aus allgemeinen Informationen, einem Kostenbudget, einem Ressourcenbudget, der strategischen Auswirkung, einer Risikoeinstufung usw. bestehen. Die genaue Ausarbeitung des Geschäftsvorgangs und alle unterstützenden Dokumentationen können mithilfe von Windows SharePoint® Services Version 3.0 in Microsoft Enterprise Project Management Solution zur Verfügung gestellt werden. Sowohl Projekte als auch Programme können priorisiert und anhand von Daten laufender und/oder kommender Geschäftsjahre ausgewählt werden. Die Programmmanager verfügen außerdem über die Möglichkeit, ein Programm auszuwählen und die Ziele der untergeordneten Projekte zu bewerten, sodass Projekte zur Optimierung der Programmergebnisse ausgewählt werden können.
Verwalten der Endergebnisse und des Status
Die Projekte eines Programms können im Rahmen von gemeinsamen Budgets, Ressourcen, Endergebnissen oder anderen Aspekten in Zusammenhang stehen. Aufgrund der Größe und Komplexität der meisten Programme ist das Überwachen des Fortschritts und das Bewilligen von Ausgaben ohne effiziente Programmverwaltungstools schwierig.
Ein typisches Programm verfügt über verschiedene Endergebnisse, die jeweils im Zusammenhang mit mehreren Projekten stehen können. Wenn die Endergebnisse online aufgeführt werden, können die einzelnen Projektmanager ausgehend von ihren jeweiligen Projektplänen Beziehungen zwischen diesen Ergebnissen erstellen. Diese Daten können genutzt werden, um andere Manager von Änderungen in Kenntnis zu setzen. Weiterhin kann ein Programmbericht über alle Beziehungen und Abweichungen zwischen den Projekten erstellt werden.
Programmmanager müssen Programminformationen einfach finden und erfassen können, um so den Anforderungen an Berichte für Behörden, über das Programm oder für die interne Verwendung gerecht zu werden. Abhängig von diesen Anforderungen kann der Fortschritt des Programms mit einfachen oder erweiterten Implementierungen der Ertragswertverwaltung gemessen werden, sodass die Berichte des Programmmanagers auf Fakten anstelle von Vermutungen beruhen.
Zuweisen von Rollen und Verantwortlichkeiten
Die Führungsebene einer Organisation spielt eine große Rolle beim Bereitstellen einer Umgebung, in der Programme erfolgreich umgesetzt werden können. Je nach ihrer Rolle im Rahmen des Programms oder einer der Programmphasen können den Mitgliedern bestimmte Verantwortlichkeiten zugewiesen werden, anhand derer sie zum Erfolg des Programms beitragen sollen. Microsoft Enterprise Project Management Solution bietet die Programmverwaltungstools, die den Erfolg des Programms Projekt für Projekt sicherstellen.