Projektverwaltung

Herausforderung

Ein Projekt wird als temporäre Anstrengung definiert, ein eigenständiges Produkt oder einen Dienst zu entwickeln. Der Erfolg von Projekten hängt von der Fähigkeit der Projektteams ab, innerhalb der festgelegten Umfangs-, Zeit- und Kostenbegrenzungen Ergebnisse zu produzieren.

Häufig nehmen Projektsponsoren nicht am Projektplanungsprozess Teil und verfügen daher nicht über genauere Kenntnisse der Hauptaufgaben, Projektrisiken und anderen Probleme vor Projektbeginn. Ohne einen genauen Projektplan und eine standardisierte Leistungsmetrik wird der Zeitplan eines Projekts häufig von Aufgabe zu Aufgabe verzögert, sodass korrigierende Eingriffe und die Sicherstellung einer erfolgreichen Lieferung immer schwieriger werden. Oft führen die Komplexität der miteinander verwobenen Aufgaben und die eingeschränkten Ressourcen dazu, dass Projekte weit hinter dem genehmigten Zeitrahmen zurückliegen. Zudem wird die Qualität des zu liefernden Produkts beeinträchtigt. Organisationen können diesen Herausforderungen begegnen, indem sie in eine verbesserte Projektverwaltung investieren.

Lösung

Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution bietet Projektsponsoren und -managern die geeigneten Projektverwaltungstools für eine aktive Planung und effiziente Nachverfolgung komplexer Projekte bis zum erfolgreichen Abschluss. Microsoft® Office Project Professional 2007 hilft den Projektmanagern, die Kontrolle der Projektpläne und -finanzen sicherzustellen, mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und leistungsstarke Berichte zu nutzen, um Sponsoren und Stakeholder während des gesamten Verlaufs über den Status des Projekts zu informieren.

Projektinitiierung und effektive Planung

Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution bietet Projektmanagern Projektverwaltungstools, mit denen die Planungs- und Ressourcenanforderungen sowie Kostenvorhersagen für die einzelne Phasen der Projekte effizient beurteilt werden können. Die Projektverwaltungsabteilungen (Project Management Offices, PMOs) können Projektvorlagen veröffentlichen, anhand derer der Beurteilungsprozess der Organisation standardisiert und vereinfacht werden kann. Die Projektmanager können zu Beginn eines neuen Projekts geeignete Vorlagen auswählen. So erhalten sie automatisch eine Gliederung, die alle erforderlichen Aufgaben, allgemeinen Ressourcenzuordnungen sowie benutzerdefinierten Felder umfasst. Der Projektmanager kann den Projektplan schnell an die entsprechenden Aufgabendaten und deren Dauer anpassen, für das Projekt zur Verfügung stehende Arbeitsressourcen ermitteln, Abhängigkeiten zwischen Projekten hervorheben und Probleme und Risiken noch vor dem Erstellen einer Planungsgrundlage erfassen.

Die Projektmanager verfügen zudem über die Möglichkeit, einfache webbasierte Projektvorschläge in Microsoft® Office Project Server 2007 zu initiieren. Diese Projektvorschläge umfassen Beschreibungen, einen einfachen Projektplan sowie einen Ressourcenplan für die Vorhersage der Ressourcenanforderungen. Nach der Genehmigung können die Projektvorschläge auf vollständige Projektpläne erweitert und mithilfe von Office Project Professional 2007 aktualisiert werden.

Verbesserte Teamzusammenarbeit

Die Integration von Office Project Server 2007 in Microsoft Enterprise Project Management Solution stellt sicher, dass Projektpläne im Sinne einer effizienten Projektverwaltung vom gesamten Team in einer vertrauten webbasierten Umgebung gemeinsam verwendet werden können. Aufgaben können auf einfache Weise Problemen, Risiken, Dokumenten und Ergebnissen zugeordnet werden. So wird eine umfassende Umgebung für die Zusammenarbeit bereitgestellt, was sich unmittelbar auf die praktische Arbeit der Projektteams auswirkt. Die Teammitglieder können nicht nur ihre Kenntnisse über erforderliche Aufgaben verbessern, sondern zudem mühelos den Projektstatus erfassen. Alle Teammitglieder können sich selbst dann auf gemeinsame Zielsetzungen konzentrieren, wenn diese sich ändern. Mithilfe von Project Server 2007 können verschiedene Projektpläne in einer Ansicht zusammengeführt werden. Dadurch wird die Zuordnung von Personen und Ressourcen deutlich sichtbar, und die entsprechenden Informationen können im Rahmen des Projektportfolios einer Organisation platziert werden. Diese Kenntnisse ermöglichen den Projektmanagern eine Beurteilung der prognostizierten Zeitpläne, sodass geeignete Personalzuweisungen vorgenommen werden können.

Beurteilen und Überwachen der Leistung

Office Project Professional 2007 verfügt über eine Vielzahl von Projektverwaltungstools, die Projektmanagern helfen sollen, während des gesamten Lebenszyklus von Projekten die Kontrolle und effiziente Verwaltung sicherzustellen.

• Identifizieren von Aufgabenfaktoren: Als Aufgabenfaktoren werden alle Variablen, also z. B. Abhängigkeiten sowie Zeit- und Ressourceneinschränkungen, hervorgehoben, die sich auf das Startdatum einer Aufgabe auswirken können. Auf diese Weise können die Ursachen von Verzögerungen eines Plans schrittgenau ermittelt werden.
  
• Visuelle Hervorhebung von Änderungen: Dank der Hervorhebung von Änderungen können Projektmanager schnell erkennen, welche Aufgaben von einer Aktualisierung des Plans betroffen sind, da die entsprechenden Zellen automatisch hervorgehoben werden.
  
• Prognosemodelle: Da Änderungen mehrstufig rückgängig gemacht werden können, haben die Projektmanager die Möglichkeit, im Modell Änderungen einzufügen, deren Auswirkungen auf den Plan zu bewerten, und anschließend mühelos und verlässlich wieder zum ursprünglichen Zustand zurückzukehren.

Mit der flexiblen Berichterstellungsinfrastruktur von Office Project Professional können Stakeholder effizient über Probleme und Leistung des Projekts informiert werden.

• Integration mit anderen Office-Technologien: Microsoft Enterprise Project Management Solution ermöglicht ein reibungsloses Exportieren von projektbezogenen Daten in Microsoft® Office Word 2007 (formale Dokumente), Microsoft® Office Excel® 2007 (benutzerdefinierte Kalkulationstabellen und Diagramme), Microsoft® Office PowerPoint® 2007 (Präsentationen) oder Microsoft® Office Visio® 2007 (Diagramme).
  
• Professionelle Berichte: Visual Reports ist eine flexible Berichterstellungslösung, die mithilfe von Office Excel 2003 oder höher sowie Office Professional 2007 professionelle Diagramme und Grafiken auf Grundlage von Office Project 2007-Daten erstellt. Die clientseitigen Cubes enthalten alle Projektdaten, die der Projektmanager benötigt, um auf einfache Weise Berichte für ein genaueres Verständnis der Projektressourcen, -kosten und -pläne zu erstellen. Die Projektmanager können aus einer Bibliothek mit Berichtsvorlagen auswählen oder benutzerdefinierte Berichte erstellen. Die neuen Berichte können zudem als Best Practice-Vorlagen gespeichert werden, um die zukünftige Projektverwaltung zu erleichtern.