Berichterstellung

Herausforderung

Bei der Erstellung von Berichten sind vor allem drei Aufgaben zu bewältigen:

(1)   Sammeln und Zusammenführen von Daten, die häufig in verschiedenen Systemen verwaltet werden

(2)   Standardisieren der Daten und Überprüfen ihrer Vergleichbarkeit

(3)   Rechtzeitiges Senden der Daten an die entsprechenden Mitarbeiter und Schützen der Daten vor nicht autorisierten Zugriffen

In zahlreichen Organisationen werden Projektberichtsdaten zeitraubend manuell gesammelt und zusammengeführt, z. B. durch Kopieren und Einfügen von Informationen verschiedener Quellen zu den jeweiligen Berichtszeitpunkten. Umständliche Anforderungsvorgänge und lange Wartezeiten für aktuelle Daten nehmen wertvolle Zeit in Anspruch. Anschließend müssen Analysten die Daten in Managementberichte einfügen, anstatt Zeit und Energie auf die Dateninterpretation konzentrieren zu können.

So wird über die Berichterstellung die Hauptaufgabe – das Analysieren der Daten und Ausarbeiten von Handlungsoptionen – vernachlässigt. Häufig versäumen Organisationen, Schlüsselmetriken zu erstellen, die eine regelmäßige quantitative Überprüfung der Projekte ermöglichen. Zwar sind in diesen Fällen der aktuelle Zeitplan oder Kostenprognosen bekannt, jedoch lassen sich ohne Vergleichswerte keinerlei Handlungsoptionen aus diesen Daten erarbeiten.

Zu guter Letzt ist in zahlreichen Organisationen Informationsüberflutung und Datenverzerrung, die durch manuelle Berichterstellung verursacht wird, ein großes Problem, das das Identifizieren relevanter Daten erschwert. Einfache Fragen wie nach dem Arbeitsziel eines Teams lassen sich so nur nach langwierigen Anfragen klären. Führungskräfte müssen sich häufig durch Informationen arbeiten, die eigentlich in den Bereich des Projektmanagers fallen, und umgekehrt.

Lösung

Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution stellt umfassende Tools für die Erstellung von Projektberichten zur Verfügung, mit denen projektbezogene Schlüsselmetriken gesammelt, analysiert und weitergeleitet werden können. Mit den Web- und Desktoptools der Microsoft EPM Solution können den zuständigen Mitarbeitern Informationen in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. Die kostengünstige Plattform ermöglicht quantitative Datenanalysen, mit denen Organisationen ihre Projekte optimieren können.

Organisationsweites Sammeln von Daten

Sämtliche Komponenten von Enterprise Project Management Solution sind Teil einer integrierten Gesamtlösung und greifen beim Zusammenfassen der Daten in einer zentralen Datenbank ineinander, sodass präzise und aussagekräftige Berichte erstellt werden können. Ob Projektmanager mit Microsoft® Office Project Professional 2007 arbeiten und Zeitpläne in Microsoft® Office Project Server 2007 veröffentlichen oder Ressourcenmanager Ressourcenpläne mit Microsoft® Office Project Portfolio Web Access aktualisieren – alle Daten werden zentral gespeichert. Aufwändig erstellte Teamzeitpläne, die kurz nach ihrer Veröffentlichung bereits veraltet sind, gehören der Vergangenheit an: Mithilfe der zentralen Datenbank können wichtige Informationen rasch und problemlos aktualisiert werden.

Das Microsoft Office Project Web Access Resource Center und -Projektcenter bietet Ressourcenmanagern unkomplizierten Zugriff auf wichtige Informationen. Projektmanager können auf diese Informationen auch mit Office Project Professional 2007 zugreifen. Beide Tools vereinfachen das Sammeln der Daten, das gerade beim Management großer Projekte häufig problematisch ist.

Integrieren von Analysen

Projektmanager, die zum Erstellen eines prognostischen Szenarioberichts aktuelle Daten über die Ressourcenverteilung benötigen, können mithilfe von Enterprise Project Management Solution zentral gespeicherte Berichtsdaten direkt vom Project Professional-Client anfordern und in der Ansicht der Ressourcenverfügbarkeit anzeigen.

Ressourcenmanager haben die Möglichkeit, im Ressourcencenter aktuelle Daten zur Ressourcenverteilung als Grafik oder Tabelle nach Ressource bzw. Projekt anzuzeigen und Ad-hoc-Teams zusammenzustellen.

Das Berichtscenter stellt mithilfe von Office Web Components aussagekräftige Daten für die analytische Onlineverarbeitung (Online Analytical Processing – OLAP) auf Office Project Web Access-Websites zur Verfügung. Die verschiedenen Szenarios können per Drag-and-Drop rasch und problemlos bearbeitet werden.

Jede der Microsoft EPM-Benutzeroberflächen bietet bedarfsorientierte, aktuelle Berichte über die Arbeitsweise einer Organisation – ein wichtiges Instrument für die Identifizierung von Optimierungspotenzialen. Wichtige Trends können mithilfe grafischer Elemente hervorgehoben werden, sodass Manager eventuellen Handlungsbedarf sofort erkennen.

Zahlreiche Veröffentlichungsoptionen

Dank des stabilen Sicherheitsmodells von Microsoft Enterprise Project Management Solution kann präzise festgelegt werden, welche Mitarbeiter einer Organisation auf die Daten zugreifen dürfen. So stehen vertrauliche Informationen nur Mitarbeitern mit entsprechender Autorisierung zur Verfügung.

Durch Integration von Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 und diverser vorbereiteter Webparts können umfangreiche Projektdaten von Office Project Server 2007 direkt auf Teamarbeit-Websites veröffentlicht werden. So entfällt das wiederholte Erstellen und Veröffentlichen von Berichten.

Microsoft SQL Server™ 2005 Enterprise Edition Reporting Services stellt ein Verteilungsverfahren für verschiedene Berichtsformate (z. B. Excel, PDF) zur Verfügung, mit dem Berichte regelmäßig oder zu festgelegten Zeiten an Empfängerlisten gesendet werden können. Mithilfe der Abonnementfunktion von SQL Reporting Services erhalten Mitarbeiter der Organisation die Berichte, die sie zum erfolgreichen Abschluss ihrer Aufgaben und Projekte benötigen.