Zeitberichte

Herausforderung

Planung ist nur der Beginn des Projektportfoliomanagements. Eine Organisation muss Projektverlauf und Ressourcen überwachen, um jede Abweichung vom ursprünglichen Projektplan rechtzeitig festzustellen.  Eine große Herausforderung für Organisationen ist die effektive Koordinierung der Projektplanung und -überwachung sowie das Erstellen von Zeitberichten.  Die Komplexität dieser Herausforderung steigt jedoch um ein Vielfaches, wenn eine Organisation zahlreiche Projekte zur gleichen Zeit verwalten muss.

Lösung

Mit der Microsoft® Office Project Server 2007-Arbeitszeittabelle können Organisationen die anspruchsvollen Aufgaben bei der Erstellung von Zeitberichten bewältigen. Microsoft Office Project Server 2007 unterscheidet drei Hauptaufgaben bei der Erstellung von Zeitberichten.

Berechnen des finanziellen Werts

Zuerst muss die Gesamtstundenzahl ermittelt werden, um einen Überblick über den gesamten zu erfassenden Zeitraum zu ermöglichen.  Dieser Abschnitt der Zeitberichterstellung erfasst die Aspekte der Personal- und Finanzressourcen.  Dabei können sowohl aufgabenbezogene Arbeitsstunden als auch Aktivitäten außerhalb des Projekts berücksichtigt werden.  Nachdem die erforderlichen Informationen gesammelt wurden, kann die Arbeitszeittabelle verschiedene Genehmigungsebenen durchlaufen, bevor sie zur Verwendung in anderen internen Legacysystemen freigegeben wird.   So können beispielsweise Informationen wie Urlaub, Krankschreibungen und sonstige arbeitsfreie Zeiten in das System für Personalressourcen sowie Finanzinformationen in das Finanzsystem exportiert werden.

Aktualisieren des Projektstatus

Nachdem die Berichtsdaten in die Arbeitszeittabelle eingegeben wurden, können Datensätze für bereits in Microsoft Office Project Server 2007 definierte Aufgaben auf die Projektstatusseite übertragen werden.  Anschließend kann der Benutzer den Fortschritt von Aufgaben aktualisieren und so die Zeitpläne für die Aktivitäten auf dem neuesten Stand halten.  Durch das Überwachen von Aufgaben anhand bereits abgeschlossener Aufgaben und prognostizierter Fertigstellung von Aufgaben wird der Status des Projektportfolios in einer umfassenden Ansicht dargestellt.

Erweitern der Funktionen der Arbeitszeittabelle

Microsoft Office Project Server 2007 bietet umfassende Integration von Drittanbietersystemen für die Bearbeitung von Arbeitszeittabellen und Zeitberichten.  Da verschiedene Szenarios nicht vom internen System für die Bearbeitung von Arbeitszeittabellen abgedeckt werden, ermöglicht die Office Project Server-Schnittstelle die direkte Integration von organisationseigenen oder Drittanbietersystemen.  Office Project Server 2007 beinhaltet ein Ereignismodell, in dem die Arbeitszeittabelle und der Projektstatus von externen Systemen mit einer Vielzahl von Funktionen bearbeitet werden können.  Die Systeme lassen sich zu einer einheitlichen Benutzeroberfläche integrieren.

Dank der Überwachung von Arbeitszeit und Projektstatus konnten zahlreiche Organisationen Qualität und Leistungsfähigkeit ihres Projektmanagements und ihrer IT-Ressourcen erheblich verbessern.  Durch das Anzeigen der Arbeitszeittabelle in dem bereits vorhandenen System für das organisationsweite Projektmanagement kann dieses entscheidende Element des Projektmanagementsystems allen Benutzern auf einfache und unkomplizierte Weise zur Verfügung gestellt werden.  Die Arbeitszeittabelle, die Projektstatusumgebung und die Funktionen für die Erstellung von Zeitberichten in Microsoft Office Project Server 2007 bieten diese und weitere Möglichkeiten, wenn die Anwendung Programm innerhalb einer ganzheitlichen Enterprise Project Management-Maßnahme bereitgestellt wird.