Schulung

Herausforderung

Die erfolgreiche Bereitstellung von Enterprise Project Management (EPM) Solution ist von einer Gruppe unterschiedlicher Endbenutzer abhängig, die sich neue Technologien und Verfahren zu eigen machen müssen.  Bekanntlich wehren sich die Menschen gegen Veränderungen – bis sie die Vorteile und Gründe der Änderung erkennen.  Im Zusammenhang mit Lösungen für die Unternehmensprojektverwaltung bestehen für alle Endbenutzer drei Herausforderungen:

• Der Benutzer muss die grundlegenden Projektverwaltungskonzepte verstehen und deren Wert erkennen.  Die EPM-Technologie soll Best Practices für EPM unterstützen.  Um die Technologie verstehen zu können, müssen Projektmanager, Führungskräfte und Ressourcenmanager die zugrundeliegenden EPM-Prinzipien verinnerlichen.  Selbst die Teammitglieder müssen den grundlegenden Zweck von EPM und dessen Wert für ihre alltäglichen Aufgaben verstehen.
  
• Ein Benutzer muss ganz einfach wissen, wie die Anwendung funktioniert: Was kann der Benutzer erreichen, und wie funktionieren die einzelnen Features?    EPM Solution bietet ein umfassendes und leistungsstarkes Funktionspaket. Wenn die Benutzer diese Funktionen ohne Anleitung erlernen, dehnt sich die Lernkurve, die Vorteile treten später ein, und es kommt zu inkonsistenten Ergebnissen.  
  
• Die EPM-Funktionen richten sich nach Workflows.  Zum Nutzen der Vorteile vieler EPM-Funktionen ist eine Reihe von Aktionen erforderlich. Daher müssen alle Benutzer die EPM-Workflows für ihre eigene Rolle und ihre Organisation kennen.

Zudem verfügt das EPM-System über unterschiedliche Funktionspakete für verschiedene Arten von Benutzern.  Führungskräfte verwenden andere Teile des Systems als Teammitglieder.  Projektmanager verwenden mehr Funktionen als Ressourcenmanager.  Daher ist keine einzelne Schulungslösung denkbar, die allen Anforderungen gerecht wird.  Die ideale Projektmanagerschulung könnte für Teammitglieder nur Zeitverschwendung sein.

Lösung

Ein effektive Endbenutzerschulung ist eine unerlässliche Komponente der EPM-Bereitstellung.  Die ideale Schulung vereint praktische Übungen, genaue Erläuterungen sowie Beispiele und Modelle, die ein einfaches Verständnis komplexer Systeme ermöglichen.  Zudem sollte sie eine angemessene Anzahl an Projektverwaltungsübungen umfassen. 

Rollenbasiert

EPM Solution wurde für eine Vielzahl von Rollen entwickelt – ein perfektes Modell für die entsprechende Schulung.  Die Schulung kann in relevante Segmente unterteilt werden, indem das EPM-Funktionspaket aus der Sicht der einzelnen EPM-Benutzer betrachtet und die Schulung entsprechend aufgeteilt wird.  Das Ergebnis sind rollenbasierte Unterrichtseinheiten.  Rollenbasierte Unterrichtseinheiten verringern die Gesamtschulungskosten, da die Benutzer nur Zeit zum Erlernen der für sie relevanten Funktionen aufwenden müssen.

Workflow-basiert

Bei den EPM-Workflows handelt es sich um eine auf die Projektumgebung der Organisation zugeschnittene Best Practice-Projektverwaltung.  Die Kursmaterialien sollten anhand der Workflows organisiert werden, um dem Workflow entsprechende Funktionen zu vermitteln.  Mithilfe dieses Ansatzes lernen die Benutzer die Funktionen im Kontext ihrer Aufgaben kennen.  Eine workflow-basierte Schulung ist einer funktionsbasierten Schulung stets überlegen.

Nützlich als Referenz

Die Schulung beginnt im Schulungsraum, sie wird jedoch bei der Arbeit fortgeführt.  Die bei der Schulung verwendeten Kursmaterialien müssen genaue Erläuterungen zur Verwendung der Anwendung enthalten, denn diese werden von den Benutzern später an ihren Schreibtischen benötigt.  Selbst der intelligenteste Benutzer mit der besten Schulung wird sich nicht an alles erinnern können, was er bei der Schulung gelernt hat.  Geeignete Kursmaterialien sind als Referenz nützlich.

Vorbereiten von Administratoren

Bei der Wartung und Aktualisierung von Project Server 2007 handelt es sich um eine besondere Aufgabe.  Erfolgreiche Bereitstellungen umfassen die Vorbereitung einer begrenzten Anzahl von Benutzern mit zusätzlichen Kenntnissen, die erforderlich sind, um die EPM-Technologie mit den komplexer werdenden EPM-Prozessen zu synchronisieren.

Praktische Übungen

Menschen lernen den Umgang mit Werkzeugen am besten anhand von Beispielen und durch Übung.  Eine sinnvolle Daumenregel besagt, dass auf eine Schulungsstunde mindestens zwanzig Minuten praktische Übungen entfallen sollten.  Dies beinhaltet sowohl Demos, bei denen die Benutzer einem Kursleiter folgen, als auch Übungseinheiten, bei denen die Benutzer unter Beweis stellen, dass sie ein Tool zur Erledigung einer bestimmten Arbeitsaufgabe verwenden können.

Enterprise Project Management-Prinzipien

Gute Schulungsleiter haben vornehmlich den Wissensgewinn der Kursteilnehmer im Sinn. Dieser besteht bei einer effizienten Microsoft EPM-Schulung in der Erläuterung grundlegender Projektverwaltungsprinzipien und deren Bedeutung für eine Produktivitätssteigerung aller Mitarbeiter.  Beim Erlernen einer neuen Arbeitsmethode ist das warum genau so wichtig wie das wie.

Ein sichtbares Engagement des Managments für Enterprise Project Management

Die Endbenutzerschulung sollte dazu führen, dass die Mitarbeiter sowohl willens als auch in der Lage sind, die neue Technologie zu verwenden.  Ein sichtbares Engagement des Managements für neue Technologien und Verfahren stärkt die Motivation aller Mitarbeiter, sich neue Verwaltungsmethoden für ihre Arbeit und Ressourcen anzueignen.