Desafío

Los organismos gubernamentales, las compañías constructoras y otras organizaciones responsables de la selección y la administración de grandes proyectos de construcción, infraestructuras, y otros tipos de proyectos de capital, se ven sometidos a una presión y una vigilancia cada vez mayores que les exigen que realicen sus proyectos cumpliendo con los requisitos presupuestarios y temporales, y sin incidencias. Al mismo tiempo, se necesitan informes actualizados y precisos sobre los proyectos y su estado a fin de poder evaluarlos y completarlos.

Con frecuencia, se utiliza la administración del valor acumulado (EVM) para administrar los proyectos de capital. La EVM relaciona el planeamiento de los recursos con las programaciones y con los requisitos técnicos, de costo y de calendario, lo que exige que todo el trabajo se planee, presupueste y programe en incrementos de tiempo. A menudo, los jefes de proyecto exigen las métricas de la administración del valor acumulado como metodología obligatoria de generación de informes. Sin embargo, la administración de la programación y los costos de los proyectos de capital y la generación de informes detallados de EVM es un proceso que exige gran dedicación de trabajo y tiempo y es proclive a la aparición de errores, si no se cuenta con herramientas eficaces.

Más que nunca, el grupo de dirección de un proyecto de capital debe administrar con eficacia la selección de la cartera y los procesos Stage-Gate. Además, los altos responsables también deben supervisar el riesgo de los proyectos utilizando paneles de información a fin de analizar una cartera voluminosa de proyectos de gran valor.

Los grupos de proyecto que implementan proyectos de capital deben administrar tanto los recursos financieros como humanos. Los integrantes del grupo del proyecto deben colaborar con eficacia y administrar el tiempo que dedican al proyecto presentando informes de horas precisos. En muchas organizaciones, los procesos de presentación y administración de horas son manuales, ad hoc e ineficaces; esto hace que la labor de compartir la información con los subcontratistas y de presentar datos sobre el estado del proyecto a los patrocinadores resulte difícil y exige mucha dedicación.

La falta de soluciones de software eficaces limita drásticamente el número de proyectos de capital de construcción y de obras públicas que una organización es capaz de administrar. Con frecuencia, los jefes de proyecto deben realizar esfuerzos heroicos para cumplir con la programación y el presupuesto, y mantenerse dentro del ámbito del proyecto.

Solución

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) ayuda a las organizaciones a capturar las solicitudes de proyectos de capital en un repositorio central, estandarizar el desarrollo de los casos de negocios, y seleccionar y crear carteras que estén alineadas con las prioridades estratégicas de la organización.

Realización del valor de los proyectos

Las métricas de administración del valor acumulado (EVM) se pueden usar para proporcionar informes según los estándares de la industria para toda la cartera de proyectos. Se incluye una amplia gama de funcionalidades de análisis y generación de informes prácticamente en tiempo real que ayudarán a garantizar que los ejecutivos obtengan la visibilidad y el control requeridos sobre todas las carteras de proyectos. La administración colaborativa de riesgos ayuda a mitigar las incidencias y las funcionalidades de administración de problemas contribuyen a solucionarlas y a minimizar su costo. Al disponer en la web de una cantidad adecuada de información resumida y detallada sobre los proyectos casi en tiempo real, los proyectos de capital resultan transparentes a las partes interesadas.

Comprensión de la cartera de proyectos de capital

La solución Microsoft EPM ayuda a las organizaciones a alinear las decisiones de inversión en proyectos de capital con sus prioridades organizativas. Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007 permite comparar todos los proyectos de capital potenciales con respecto a casos de negocios estandarizados que incluyan costos, beneficios y riesgos estimados, así como métricas de evaluación. A continuación, se pueden seleccionar estos proyectos de capital propuestos a fin de optimizar el valor para las partes interesadas manteniéndose dentro de las limitaciones presupuestarias y de recursos de la organización. Office Project Portfolio Server 2007 también permite a los responsables administrativos controlar las fases de gobierno: pueden ver fácilmente paneles de información sobre las carteras de proyectos de capital y, gracias a ello, administrarlas con eficacia y eficiencia.

Además, con Microsoft® Office Project Server 2007 se puede planear, ejecutar y administrar los proyectos de capital seleccionados de la forma más apropiada para realizar el valor potencial y cumplir con las limitaciones presupuestarias. Gracias a las eficaces herramientas de programación de proyectos es posible planear y actualizar programaciones complejas para ahorrar tiempo y costos. La solución Microsoft EPM permite a los integrantes del grupo del proyecto generar con toda sencillez informes de horas trabajadas y del estado de las tareas; de este modo ayudan al jefe del proyecto a cumplir con las exigencias de plazos, presupuesto y ámbito.

Administración del rendimiento de los proyectos de capital

Microsoft® Office PerformancePoint™ Server 2007, en combinación con Microsoft SQL Server™ 2005 Enterprise Edition, se puede usar para proporcionar funcionalidades avanzadas de generación de informes analíticos y de análisis de la cartera de proyectos de capital. Además, Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 proporciona un entorno de portal global de proyectos de capital para compartir información y facilitar la colaboración entre todas las partes interesadas en el proyecto, subcontratistas y otros integrantes. Estas funcionalidades ayudan en gran medida a la organización a mantener los proyectos controlados. En general, la solución Microsoft Enterprise Project Management permite a las organizaciones proporcionar el mejor valor a sus integrantes seleccionando la cartera de proyectos de capital óptima, administrarla con eficacia y generar informes con transparencia.