Desafío

La capacidad de las personas de trabajar juntas con eficacia constituye un componente esencial del éxito de una organización. sin embargo, una colaboración eficaz puede resultar compleja y complicada, y constituir un obstáculo importante para grupos de todos los tamaños y niveles de experiencia. A menudo, los grupos carecen de un marco de trabajo organizativo para los proyectos y no saben dónde se almacena la información relevante ni qué versión de un documento o de un conjunto de datos es más reciente. A menudo, mantener una visión concisa y centralizada de la información fundamental, como los datos de programación, los conocimientos actuales, los riesgos o los resultados esperados, puede ser una tarea abrumadora en una organización que no esté equipada para satisfacer este tipo de necesidades.

Solución

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) aprovecha Windows SharePoint® Services versión 3.0 y proporciona un paquete completo de herramientas de colaboración adecuadas para cualquier organización. Al combinarlo con las eficaces características de Microsoft® Office Project Server 2007, el resultado es un sistema dinámico pero fácil de usar para maximizar la eficacia de la colaboración. Si, además, se agrega Microsoft® Office SharePoint® Server 2007, se obtiene un conjunto de herramientas para administrar airosamente entornos de grupos de gran complejidad.

Marco de trabajo para la colaboración

Windows SharePoint Services combina datos críticos en una ubicación central gracias a la creación de portales activos e interactivos que reúnen y muestran información de una amplia variedad de orígenes. En las áreas de trabajo de Project encontrará con facilidad y rapidez datos de proyectos, documentos y contactos, y podrá tener acceso a ellos con seguridad a través de una intranet o extranet. Las decisiones se podrán tomar basándose en la información más reciente porque los integrantes de los grupos dispondrán de una ubicación central donde hallar la información que necesiten cuando la necesiten. El control de versiones incorporado ayuda a administrar el proceso de colaboración y revisión de documentos; con ello se garantiza un acceso rápido a la copia más reciente de todos los documentos a la vez que se mantienen las iteraciones anteriores para su consulta.

Los datos confidenciales se pueden compartir con seguridad si se utiliza Office Project Server 2007 para sincronizar automáticamente a los permisos de seguridad de los integrantes del grupo con cada sitio de SharePoint del proyecto. De este modo se reduce la necesidad de administración técnica y se permite que todos los integrantes del grupo comiencen a trabajar de inmediato.

Integración de contextos enriquecidos para los grupos

La solución Microsoft Enterprise Project Management facilita la colaboración usando Office Project Server 2007 para compartir planes de proyectos y listas de tareas con el grupo en un entorno basado en web que resulta familiar. Es sencillo vincular las tareas a los problemas, riesgos, documentos y resultados; se trata de una herramienta de gran eficacia para explotar el entorno de colaboración enriquecido y crear un impacto inmediato en los niveles más prácticos de los grupos de proyecto. Los integrantes del grupo pueden comprender mejor los proyectos y las tareas, así como entender de inmediato el estado del proyecto. Todos los integrantes del grupo se pueden centrar en los mismos objetivos, aunque éstos últimos cambien.

Office Project Server 2007 puede combinar un conjunto de planes de proyectos en una vista consolidada a fin de ofrecer una visibilidad de alto nivel respecto de la asignación de personas y recursos, y de situar esta información dentro del contexto de la cartera de proyectos de una organización. Este conocimiento ayuda al responsable a determinar la posibilidad de cumplir los plazos proyectados y calibrar los niveles de personal apropiados.

Funcionalidad avanzada

Office SharePoint Server 2007 complementa la plataforma de colaboración Microsoft Enterprise Project Management proporcionando funcionalidades de búsqueda en la empresa, recopilación de información mediante formularios estandarizados y uso compartido generalizado de hojas de cálculo a través de Excel Services. Además, Office SharePoint Server 2007 simplifica los flujos de trabajo de colaboración relativos a la creación, la modificación, la aprobación y la publicación de contenido web, al tiempo que aporta un aspecto y una filosofía uniformes gracias a las plantillas reutilizables.