Desafío

Miles de ideas grandes y pequeñas compiten por captar la atención y los recursos en las carteras de proyectos y productos. La administración de la demanda de recursos y los procedimientos de diligencia debida exigen un proceso estructurado y, a menudo, complejo. Sin embargo, el esfuerzo para definir las oportunidades debe ser proporcional al mérito, la envergadura y la viabilidad de la idea. Las mejores ideas pueden proceder de diversas personas que trabajan en la organización; la entrada en el proceso de canalización de los proyectos no debe estar restringido a TI o a los profesionales de la administración de proyectos.

Las propuestas de inversión (en proyectos o productos) deben pasar por los colaboradores y controladores relevantes en el momento apropiado. Es necesario administrar este flujo, a fin de evitar que queden tareas pendientes y la diligencia “indebida”. Por último, las propuestas maduras deben clasificarse según su prioridad en una cartera coherente, fundamentada en la estrategia de la empresa.

Solución

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) proporciona una plataforma de colaboración que incluye herramientas de administración de flujo de trabajo escalable, casos de negocios y programación, así como el motor de análisis de carteras que necesitan las organizaciones para administrar las demandas de su organización en su totalidad.

Localización del origen de las ideas

La solución de EPM de Microsoft permite a los empleados presentar sus ideas para que se tengan en cuenta independientemente del lugar que ocupen en la organización. El proceso de canalización puede incluir ideas de marketing y productos que promuevan la posición competitiva de la organización, así como ideas de modificación de procedimientos que redunden en una  mejora de la eficacia operativa. Además, los responsables de TI pueden usar el marco de trabajo de administración de carteras de aplicaciones de la solución EPM para cuantificar el equilibrio entre las demandas empresariales, de TI y financieras, a fin de generar las ideas de mejora de TI más fructíferas.

Filtrado previo de las ideas para crear propuestas

Las ideas de mejora pueden tener su origen en cualquier empleado que cree entradas simples en una lista; clasificadas por determinados parámetros y cuantificadas por estimaciones. Estas ideas se pueden clasificar en categorías y agregar a planteamientos de proyectos (o propuestas de productos) únicos, ordenados por prioridades según las estimaciones de costo y beneficios. Gracias a la solución Microsoft Enterprise Project Management, los jefes de proyecto pueden definir escalas de tiempo y clasificar las propuestas a fin de aplicar tipo de flujo de trabajo apropiado y administrar la demanda. Durante el ciclo de planeamiento, la PMO puede cargar propuestas a Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007 para desarrollar su caso de negocios con un flujo de trabajo estructurado.

Adaptación del flujo de trabajo a la clasificación de oportunidades

El flujo de trabajo de la solución Enterprise Project Management se convierte en una cadena de montaje de casos de negocios. Una vez clasificadas las ideas, cada una de ellas es refinada y desarrollada por los expertos apropiados en el tema de que se trate, y luego aprobada por las personas o los comités pertinentes. Se asigna o notifica a las personas qué función desempeña cada una en el flujo de trabajo según su misión dentro de la organización, a fin de administrar la demanda dentro del tiempo disponible. De este modo, el flujo de trabajo se convierte en un proceso proactivo, en el que se notifica a cada usuario cuándo le corresponde dar un paso en el ciclo de vida; no se pasa por alto ninguna idea. Cada paso del flujo de trabajo se respalda mediante comprobaciones de datos y aprobaciones electrónicas auditables. Se elaboran informes de aprobación, para que los usuarios puedan efectuar el seguimiento del flujo acumulado y ayudar a acelerar las cosas a lo largo del proceso de canalización.

En las etapas decisivas de aprobación a lo largo del ciclo de vida, las ideas de proyectos se rechazan o dejan en suspenso para su estudio en el futuro por parte de los usuarios facultados para ello. La solución Microsoft EPM envía las notificaciones apropiadas a los iniciadores y patrocinadores de las ideas.

Administración de casos de negocios y programaciones

Los jefes de proyecto y los responsables de productos pueden usar la solución Enterprise Project Management como un repositorio estructurado de casos de negocios. La carta de constitución de un proyecto, las estimaciones de costo y beneficios, los requisitos de recursos, las programaciones, los riesgos y el impacto estratégico se cuantifican en unidades y medidas estándar; con vistas acumuladas para el nivel de programa y de cartera. Con la solución Microsoft EPM, una organización puede definir el valor de un proyecto en términos de su impacto estratégico y también de beneficio financiero neto.

Si procede, los jefes de proyecto pueden utilizar las herramientas de programación de la solución Enterprise Project Management para proyectar con precisión los hitos y los requisitos de recursos mediante estructuras de desglose del trabajo a fin de administrar la demanda de recursos.

Optimización de aprobaciones y opciones

Con la solución Enterprise Project Management, las ideas de inversión que superan todas las etapas decisivas previas se incluyen en el proceso de selección de la cartera. Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 proporciona un marco de trabajo para seleccionar la cartera óptima para los fondos disponibles, de acuerdo con su alineación con respecto a la estrategia empresarial. En la fase final de administración de la demanda, los líderes de las carteras pueden administrar la demanda dedicando los fondos seleccionados a su cartera e informando a las partes interesadas de las decisiones definitivas.