Desafío

Los ejecutivos se ven sometidos a una presión cada vez mayor que les exige justificar los costos y los gastos en el contexto de los objetivos y las metas empresariales. Sin embargo, determinar qué proyectos se deben incluir en la cartera de proyectos y qué iniciativas respaldarán mejor la estrategia empresarial de la organización puede ser una labor compleja, asistemática y tediosa. Además, los ejecutivos se ven obligados a identificar los niveles de prioridad para determinar qué iniciativas maximizarán la utilización de los presupuestos y recursos.

Las organizaciones buscan herramientas para determinar el porcentaje de recursos que se debe asignar a los proyectos actuales en relación a los nuevos. Los ejecutivos tienen que identificar qué recursos se deben asignar a cada proyecto y comunicar estas decisiones al resto de la organización.

Solución

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) facilita a las organizaciones la labor de clasificar según su prioridad, optimizar y seleccionar la mejor cartera de proyectos posible.

Definición y clasificación según su prioridad de los impulsores de negocio

Los ejecutivos pueden comunicar la estrategia empresarial definiendo impulsores de negocio que sean realizables, recíprocamente excluyentes y medibles, que respalden los objetivos de la organización. Una vez articulados los impulsores de negocio, los ejecutivos pueden clasificarlos según su prioridad mediante Microsoft® Office Project Portfolio Server 2007. Esta clasificación constituye el primer paso en el proceso de selección de la cartera.

Clasificación de los proyectos propuestos según su prioridad

En paralelo, cada caso de negocios desarrollado previamente en la fase de administración de la demanda se evalúa para comprobar si está alineado con los impulsores de negocio de la organización. En Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, un proyecto se puede relacionar con uno o varios impulsores de negocio y cada relación evaluarse con respecto a una escala estandarizada que abarque desde el impacto extremo hasta su total ausencia. Para cada proyecto se calcula una puntuación de valor estratégico basándose en el grado de impacto con que incide en cada uno de los impulsores de negocio. Existen diversos paseos por Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 disponibles en línea; para realizarlos basta con seleccionar el botón “Paseo por EPM” de la barra de menús de la derecha.

Optimización de la cartera con respecto a varias limitaciones

Las funcionalidades de ‘análisis de posibilidades’ de Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 permiten generar varios escenarios de optimización con limitaciones diversas de presupuesto y recursos, a fin de facilitar la selección de la cartera. Los algoritmos de optimización posibilitan que los analistas identifiquen la cartera de proyectos que aporta mayor valor (por ejemplo, valor estratégico), teniendo en cuenta todas las interdependencias. Además, los analistas pueden generar otros escenarios de optimización en los que se tenga en cuenta el valor financiero de los proyectos, como el valor actual neto o los beneficios antes de descontar intereses e impuestos.

Por añadidura, los grupos ejecutivos pueden evaluar el impacto estratégico y financiero de “forzar la inclusión” en la cartera de proyectos reglamentarios y favoritos como parte del proceso de selección de la cartera.

Entendimiento de los problemas críticos de la cartera

Los analistas pueden utilizar las funcionalidades de análisis avanzado de la cartera (por ejemplo, el modelado de la frontera eficiente, o Efficient Frontier Modeling) de Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 para evaluar las causas de las carteras ineficaces identificando limitaciones que impiden que la cartera alcance la frontera eficiente.

Clasificación por prioridades y optimización en el nivel de programas e interempresarial

La complejidad del análisis y la optimización de la cartera puede residir en la asignación de presupuestos y recursos en el nivel de proyectos y el de el de programas. Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 ayuda a los analistas a efectuar análisis de clasificación por prioridades y optimización en los niveles de proyectos y programas durante el proceso de selección de la cartera. Este análisis ayuda a los ejecutivos a identificar el conjunto óptimo de proyectos en el seno de un programa y del contexto global de la cartera.

Redefinición mediante el planeamiento de escenarios

Una vez los ejecutivos se han puesto de acuerdo sobre los distintos escenarios de optimización y sus limitaciones, pueden pasar a revisarlos y compararlos en un panel informativo de decisiones, o Decision Dashboard, personalizado. Se puede llevar a cabo un análisis adicional de sensibilidad que aporte comprensión y mediciones del valor propuesto de una cartera en varios escenarios. La información y visibilidad de toda la cartera revelan las oportunidades de inversión de negocio ocultas durante el proceso de selección de la cartera.