Desafío

Muchas organizaciones disponen de programas, pero con frecuencia este término significa cosas diferentes para las distintas personas. Un programa se puede referir al trabajo operativo o funcional en curso, a un proyecto grande o a un objetivo estratégico. El primer paso para lograr el éxito es crear una definición común de lo que es un programa: un conjunto de proyectos interrelacionados para realizar beneficios.

El primer y principal desafío de la administración de programas consiste en hacerlo como si se tratara de proyectos. Cuando los responsables se centran en los objetivos y los productos y no tienen en cuenta los beneficios, el programa está abocado al fracaso.

Los programas, al igual que los proyectos, se inician. No obstante, la administración de programas incluye también la iniciación de los proyectos contenidos en ellos para optimizar los beneficios. Por consiguiente, es importante que tanto los programas como los proyectos estén alineados con los impulsores estratégicos.

Puesto que los programas son colecciones de proyectos, su escala suele ser mayor. Esto complica significativamente la comunicación, y la generación y presentación de informes. Las organizaciones necesitan maneras sencillas de comprender la complejidad y el estado del trabajo que se lleva a cabo en el seno de los programas.

La finalidad de la mayoría de los proyectos es proporcionar beneficios. Sin embargo, si no se exigen responsabilidades a los empleados, no es probable que la organización consiga las metas del proyecto. Además, los programas podrían no proporcionar los beneficios deseados si el consejo de gobierno no revisa la realización y los beneficios en todas y cada una de las fases del programa mediante técnicas eficaces de administración de programas.

Solución

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) ayuda a las organizaciones a administrar con eficacia sus programas y realizar los beneficios de éstos.

Identificación de los beneficios

La capacidad de enumerar, organizar y relacionar todas las actividades de los proyectos permite a los jefes de proyecto centrarse en los resultados y objetivos. Ahora, los jefes de proyecto también pueden indicar los beneficios del proyecto con la misma facilidad. Se pueden especificar beneficios cuantitativos (p. ej., reducción de gastos) o cualitativos (p. ej., aumento de la satisfacción del cliente) para períodos de tiempo durante o después del proyecto. Hacer visibles los beneficios del proyecto permite que la organización tome decisiones de “luz verde o roja” más acertadas.

Iniciación de programas y proyectos

Los programas y los proyectos se pueden enumerar en línea para su identificación y estudio mediante herramientas adecuadas de administración de programas. Se puede crear un caso de negocios para cada programa y proyecto, consistente en información general, un presupuesto de costos, un presupuesto de recursos, impacto estratégico, clasificación del riesgo, etc. El texto detallado del caso de negocios y la documentación de apoyo se pueden poner a disposición de los demás usuarios mediante Windows SharePoint® Services versión 3.0 en el seno de la solución Microsoft Enterprise Project Management. Tanto los proyectos como los programas se pueden clasificar según su prioridad y seleccionar basándose en los datos de años fiscales actual o futuros. Además, los jefes de proyecto pueden seleccionar un programa y estudiar los objetivos de los proyectos subyacentes; de este modo, pueden elegir los proyectos que optimizan los beneficios del programa.

Administración de los resultados y el estado

Los proyectos de un programa pueden estar relacionados por sus presupuestos, recursos, resultados u otros aspectos compartidos. Debido a la envergadura y la complejidad de la mayoría de los programas, resulta difícil que los jefes de programa supervisen el progreso y tengan confianza en el gasto de un programa si no disponen de herramientas de administración de programas eficaces.

Un programa típico incluye muchos resultados esperados, cada uno de los cuales puede estar relacionado con varios proyectos. Enumerar en línea los resultados proporciona a cada jefe de programa la capacidad de crear relaciones entre los resultados de sus propios planes de proyecto. A continuación, se pueden utilizar estos datos para notificar los cambios a otros responsables o para crear un informe del programa con todas las variaciones y las relaciones entre los proyectos.

Los jefes de programa necesitan poder encontrar y recopilar con facilidad la información del programa para cumplir los requisitos de presentación de informes nacionales, del programa o internos. Según las necesidades, el progreso de un programa se puede medir con implementaciones simples o avanzadas de administración del valor acumulado, de tal forma que el jefe de programa pueda comunicar hechos, no deseos.

Aplicación de funciones y responsabilidades

Dentro de una organización, el consejo de gobierno desempeña una función importante creando un entorno que permita la realización correcta de los programas. Se puede asignar a los integrantes responsabilidades concretas para impulsar el éxito del programa dependiendo de la fase en que se encuentre y de la función de cada integrante. La solución Microsoft Enterprise Project Management proporciona las herramientas de administración de programas necesarias para lograr el éxito del programa proyecto a proyecto.