Desafío

Un proyecto se define como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio independiente. El éxito de los proyectos depende de la capacidad del grupo del proyecto para producir resultados dentro de las limitaciones definidas de ámbito, tiempo y costo.

Con frecuencia, los patrocinadores de los proyectos no participan en el proceso de planeamiento y, por ello, no comprenden cuáles son las tareas clave, los riesgos del proyecto ni otras cuestiones antes del inicio del proyecto. Sin un plan detallado del proyecto y una serie de métricas estandarizadas, con frecuencia la escala de tiempo del proyecto se irá deslizando lentamente por las tareas de una en una, lo que dificulta la adopción de medidas correctivas e impide garantizar la realización correcta del proyecto. Es frecuente que la complejidad de las tareas interrelacionadas y las limitaciones impuestas sobre los recursos lleven al proyecto mucho más allá del intervalo de tiempo aceptado y afecten a la calidad de los resultados. Las organizaciones pueden abordar estos retos invirtiendo en la mejora de su madurez de administración de proyectos.

Solución

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) proporciona a los patrocinadores y jefes de proyecto las herramientas de administración apropiadas para planear de manera proactiva proyectos complejos y efectuar su seguimiento eficaz hasta su correcta conclusión. Microsoft® Office Project Professional 2007 ayuda a garantizar que los jefes de proyecto controlen la programación y financiación de los proyectos, colaboren con los integrantes del grupo y utilicen informes eficaces para comunicar correctamente el estado del proyecto a los patrocinadores y las partes interesadas a lo largo de todo su ciclo de vida.

Iniciación de proyectos y planeamiento eficaz

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) proporciona a los jefes de proyecto herramientas de administración de proyectos que les permiten estimar con eficacia la programación y los requisitos de recursos de cada proyecto, así como los costos de cada fase. Las oficinas de administración de proyectos (PMO) pueden publicar plantillas de proyectos para estandarizar y simplificar el proceso de estimación en toda la organización. Los jefes de proyecto pueden seleccionar la plantilla apropiada al iniciar un proyecto; ésta les proporciona automáticamente un esquema que incluye todas las tareas necesarias, las asignaciones de recursos genéricas y una serie de campos personalizados. A continuación, el jefe de proyecto puede personalizar rápidamente el plan del proyecto para modificar las fechas y las duraciones de las tareas, emparejar los recursos con el trabajo disponible en el proyecto, resaltar las dependencias internas del proyecto y capturar los problemas y los riesgos antes de crear una línea de base para el plan.

Como alternativa, los jefes de proyecto pueden iniciar propuestas de proyectos simples basadas en web en Microsoft® Office Project Server 2007. Las propuestas de proyectos incluyen información descriptiva, una programación de proyecto básica y un plan de recursos para estimar los requisitos en este sentido. Tras su aprobación, las propuestas de proyectos se pueden promocionar para convertirse en planes de proyecto completos, y actualizarse mediante Office Project Professional 2007.

Mejora de la colaboración en grupo

La integración con Office Project Server 2007 permite compartir los planes de proyectos con el grupo en un entorno basado en web para la administración eficaz de proyectos, que resulta familiar y forma parte de la solución Microsoft Enterprise Project Management. Es sencillo vincular las tareas a los problemas, riesgos, documentos y resultados; esto proporciona un entorno de colaboración enriquecido y crea un impacto inmediato en los niveles más prácticos de los grupos de proyecto. Los integrantes del grupo pueden comprender mejor las tareas necesarias, así como entender de inmediato el estado del proyecto. Todos los integrantes del grupo se pueden centrar en los mismos objetivos, aunque éstos últimos cambien. Project Server 2007 combina un conjunto de planes de proyectos en una vista consolidada a fin de ofrecer una visibilidad de alto nivel respecto de la asignación de personas y recursos. Además, sitúa esta información dentro del contexto de la cartera de proyectos de una organización para los patrocinadores y las partes interesadas. Este conocimiento ayuda a los jefes de proyecto y los patrocinadores a determinar la posibilidad de cumplir los plazos proyectados y calibrar los niveles de personal apropiados.

Medición y seguimiento del rendimiento

Office Project Professional 2007 proporciona una amplia gama de herramientas de administración de proyectos diseñadas para ayudar a los jefes de proyecto a controlar y administrar con eficacia los proyectos a lo largo de su ciclo de vida.

• Identificación de impulsores de tareas: los impulsores de las tareas resaltan todas las variables, como las dependencias o las limitaciones de plazos y recursos que pueden afectar a la fecha de inicio de una tarea. Además, proporcionan un rastro de “migas de pan” que contribuyen a identificar la causa original de un retraso concreto en la programación.
  
• Resaltado visual de los cambios: el resaltado de los cambios garantiza que los jefes de proyecto vean enseguida las tareas que se ven afectadas por una actualización del plan, ya que se resalta automáticamente cada celda.
  
• Modelado de posibilidades: los jefes de proyecto pueden usar la característica de deshacer de varios niveles para modelar los cambios sin temor, evaluar su impacto en el plan y volver rápidamente al estado original con certeza.

Utilice la infraestructura flexible de generación de informes de Office Project Professional para comunicar con eficacia los problemas y el rendimiento de los proyectos a todas las partes interesadas.

• Integración con otras tecnologías de Office: la solución Microsoft Enterprise Project Management permite a los usuarios exportar sin problemas los datos relacionados con el proyecto a Microsoft® Office Word 2007 para crear documentos formales, a Microsoft® Office Excel® 2007 para elaborar hojas de cálculo y gráficos personalizados, a Microsoft® Office PowerPoint® 2007 para obtener presentaciones impecables o a Microsoft® Office Visio® 2007 para generar diagramas.
  
• Informes profesionales: Visual Reports es una solución flexible de generación de informes que utiliza Office Excel 2003 o posterior y Office Professional 2007 para producir gráficos y diagramas profesionales basados en los datos de Office Project 2007. Los cubos del cliente contienen todos los datos del proyecto, lo que permite al jefe de proyecto crear con facilidad informes que aporten una comprensión más profunda de los recursos, los costos y la programación del proyecto. Los jefes de proyecto pueden elegir en una biblioteca de informes estandarizados o crear otros personalizados e, incluso, guardar los nuevos informes como plantillas recomendadas para mejorar los esfuerzos futuros de administración de proyectos.