Desafío

Para que las organizaciones puedan competir con éxito en el entorno mundial, deben seleccionar la cartera de proyectos apropiada y, además, ejecutar sus programas y proyectos con eficacia.

Desafíos de la selección de proyectos

En las organizaciones, con frecuencia se identifican muchas ideas de proyectos, pero no se consigue capturar la información sobre ellos en una ubicación central y completar los casos de negocios para cada uno de ellos. En algunas organizaciones, los proyectos se seleccionan sin haber definido con claridad un proceso de análisis o los criterios de selección.

Obstáculos para el seguimiento de los proyectos

Identificar el número total de proyectos activos y su estado dentro de la cartera de la empresa resulta difícil y pesado. La asignación de recursos en muchas organizaciones se lleva a cabo ad hoc o de manera ineficaz e imprecisa.

Capturar y asignar con precisión los costos de los proyectos, en especial la mano de obra interna, a veces ni siquiera se intenta, a causa de las dificultades para que los usuarios adopten este tipo de procedimientos. En muchas organizaciones, los informes de proyectos, programas y carteras es un proceso manual que exige una intensa dedicación y está supeditado a demoras y errores.

Obstáculos para la colaboración y administración de proyectos

La colaboración entre los integrantes de un grupo de proyecto suele ser ad hoc. La administración de problemas, riesgos, elementos de acción y procesos de revisión de documentos suele llevarse a cabo de modo no estructurado. No suelen utilizarse prácticas de administración de proyectos coherentes para toda la organización, y el seguimiento de los proyectos exige con frecuencia esfuerzos de resumen manuales que requieren mucho tiempo de dedicación.

Solución

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) ayuda a las organizaciones a seleccionar la cartera de proyectos óptima, y a ejecutar los proyectos y los programas con mayor eficacia; de este modo se mejora el rendimiento, se reducen los costos y se aumenta la rentabilidad de la inversión. La solución Microsoft EPM incluye Microsoft Project Server, Microsoft Project Portfolio Server y Microsoft Project Professional. Existen productos de prueba gratuitos en línea de la solución Microsoft EPM y de Microsoft Project Professional a través de los vínculos de los paseos por los productos de esta misma página.

Administración de la demanda

Utilizar la solución Microsoft Enterprise Project Management para administrar la demanda permite a las organizaciones capturar con facilidad todas las solicitudes de proyectos en un repositorio central, desarrollar casos de negocios detallados y proporcionar la información necesaria para tomar decisiones sobre la cartera basadas en la información correcta. La solución Microsoft EPM también incluye funcionalidades de flujo de trabajo que facilitan un gobierno eficaz de la cartera de productos.

Selección de la cartera

La solución Microsoft EPM facilita la selección de la cartera gracias a la capacidad de incorporar con facilidad los criterios estratégicos de toma de decisiones sobre carteras y de ayudar en el desarrollo de la ponderación de criterios. La solución Microsoft Enterprise Project Management, además, proporciona algoritmos sofisticados que determinan de manera automática la selección de la cartera de proyectos óptima en función de las limitaciones de presupuesto, de recursos, etc. Al permitir que la organización seleccione los proyectos que le aportan mayor valor, se maximiza la rentabilidad de la inversión potencial de la cartera.

Administración de recursos

Los recursos humanos suelen ser el activo más valioso de una organización y, con frecuencia, el componente más caro de los proyectos: esto convierte la administración de los recursos en un aspecto crucial. Los grupos de proyecto internos y externos de la organización también pueden convertirse en una de las limitaciones clave para los proyectos. La solución Microsoft Enterprise Project Management ayuda a las organizaciones a asignar y utilizar con eficacia los recursos a fin de generar una rentabilidad superior de los activos humanos.

Informes de horas

La solución Microsoft Enterprise Project Management proporciona un mecanismo de generación y aprobación de informes de horas basado en web que se integra con las funcionalidades de programación de proyectos, seguimiento del estado de las tareas, generación de informes y análisis. Al capturar e incluir en los informes todas las horas dedicadas a las actividades del proyecto, así como el trabajo operativo, las actividades administrativas y los períodos no laborables, se hace posible analizar la utilización de los recursos y los costos a fin de cumplir con el calendario y el presupuesto de los proyectos de manera más sencilla y eficaz.

Informes

La solución Microsoft Enterprise Project Management proporciona muchos tipos de informes útiles, dinámicos y prácticamente en tiempo real que facilitan a los jefes de proyecto la labor de seguimiento de los proyectos y de análisis de muchos tipos de elementos, que incluyen: variaciones en la programación, utilización de los recursos, métricas de costos, tendencias de calidad, métricas de valor acumulado, etc. Todas estas potentes funcionalidades de generación de informes ayudan a cumplir con la programación de los proyectos y, además, a respetar los requisitos legales y organizativos al respecto.

Colaboración

La solución Microsoft Enterprise Project Management anima a los integrantes de los grupos de proyecto, a los jefes de proyecto y a otros integrantes de la plantilla a colaborar mediante el uso compartido de información de manera oportuna y eficaz. Es posible desarrollar, revisar y aprobar conjuntamente los documentos, y compartirlos. Los problemas, los riesgos y los elementos de acción se pueden enviar, desarrollar, modificar y administrar en un entorno abierto pero controlado. Al aumentar la colaboración y la comunicación de información importante del proyecto entre los integrantes del grupo y otros miembros de la plantilla, se mejora la ejecución del proyecto.

Administración de proyectos 

Microsoft Office Project Professional 2007 permite a los jefes de proyecto planear y editar con eficacia sus programaciones. Además, si se utiliza en combinación con la solución global Microsoft Enterprise Project Management, se pueden obtener beneficios aún mayores para la administración de proyectos. La solución Microsoft EPM proporciona numerosas funcionalidades para la administración de la programación, el costo, el ámbito y otros aspectos de la administración de proyectos dentro del entorno de una empresa.

Administración de programas

Un programa es un conjunto de proyectos relacionados que se benefician de una administración conjunta para lograr mejor los objetivos globales del programa. La solución Microsoft Enterprise Project Management permite identificar, clasificar por prioridades y administrar los programas de manera concertada con los proyectos subyacentes. Gracias a la correlación que se establece entre proyectos, programas y carteras, la solución Microsoft EPM posibilita que la administración de programas mantenga una alineación, tanto de éstos como de los proyectos, más estrecha con los objetivos estratégicos de la organización.

Administración del valor acumulado

La solución Microsoft Enterprise Project Management proporciona a los responsables una serie de procesos y métricas de administración del valor acumulado (EVM) que permiten identificar el rendimiento de un proyecto en los aspectos técnico, de programación y de costo, todo ello como parte de una misma metodología integrada. Con la cartera de proyectos de la solución Microsoft EPM, los responsables pueden impedir que los costos se desborden y el ámbito se difumine, así como mantener el progreso del grupo, completar las tareas y cuantificar el rendimiento del proyecto.