Desafío

Los desafíos a los que se enfrenta una organización con respecto a los informes de proyectos se dividen en tres categorías generales:

(1)   Cómo recopilar y reunir los datos que con frecuencia se mantienen en sistemas diferentes;

(2)   Cómo estandarizar y validar los datos de tal forma que se garantice que estén correctamente ordenados por categorías para permitir comparaciones;

(3)   Cómo enviar los datos a las personas apropiadas en el momento oportuno y protegerlos contra su consulta no autorizada.

En muchas organizaciones, la recopilación y reunión de datos para los informes de los proyectos es una labor esencialmente manual que exige dedicar mucho tiempo, y requiere copiar y pegar información de orígenes diversos durante cada ciclo de creación de un informe. Se suelen perder muchas horas solicitando los datos más actualizados y esperando su llegada. Manipular los datos para convertirlos en un informe de administración consume más tiempo de los analistas y los desvía de su cometido fundamental, que consiste en interpretarlos.

Con demasiada frecuencia, la tarea vital de evaluar los datos y adoptar medidas en función de ellos se disipa en el tedio de elaborar el informe. Numerosas organizaciones no invierten en establecer métricas fundamentales con respecto a las que medir los proyectos regularmente. Aunque se conoce la perspectiva actual de programación o costo, la organización no puede actuar con eficacia en función de lo que reflejan los datos en realidad.

Por último, muchas organizaciones se ven desbordadas por la carga de información y no consiguen hallar los datos operativos clave entre tantas capas de distorsión creadas por los procesos manuales. Para encontrar la respuesta a una pregunta simple como “¿en qué está trabajando el grupo?” se requiere un largo proceso de solicitud. Con frecuencia los ejecutivos se ven obligados a bucear en información que es más adecuada para los jefes de proyecto, y viceversa.

Solución

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) proporciona un completo conjunto de herramientas de generación de informes de proyectos que ayudan a recopilar, analizar y distribuir las métricas operativas clave relacionadas con la ejecución de los proyectos. La solución Microsoft EPM es una combinación de herramientas web y de escritorio que permiten que el público apropiado reciba la información a medida que está disponible, y proporciona a la organización una plataforma de bajo costo para facilitar una mejora cuantitativa.

Recopilación de datos sin fisuras

Todos los componentes de la solución Enterprise Project Management forman parte de un todo estrechamente integrado; funcionando de manera conjunta, aportan información a una base de datos centralizada que permite generar informes precisos sobre los proyectos. Tanto para un jefe de proyecto que trabaje en Microsoft® Office Project Professional 2007 y publique programaciones en Microsoft® Office Project Server 2007, como para un jefe de recursos que actualice un plan de recursos en Microsoft® Office Project Portfolio Web Access, todos los datos se almacenan en un punto central. Las programaciones de grupos creadas por los jefes de recursos ya no quedarán obsoletas en poco tiempo: la base de datos central permite actualizar la información relevante con rapidez y facilidad.

Los jefes de recursos pueden tener acceso inmediato a la información pertinente a través de Office Project Web Access Resource Center o de Project Center; por su parte, los jefes de proyecto podrán tener acceso a la misma información desde Office Project Professional 2007. Ambas herramientas simplifican los retos de recopilación de datos inherentes a las iniciativas de administración de grandes proyectos.

Integración del análisis

Cuando los jefes de proyecto necesitan los datos de asignación de recursos más recientes a fin de crear un informe de escenario de posibilidades, pueden utilizar la solución Enterprise Project Management para recopilar datos de informes centralizados directamente del cliente Project Professional, en la vista Uso de recursos.

El Centro de recursos proporciona a los jefes de recursos vistas de los datos de asignaciones más recientes por recursos o proyectos, así como la posibilidad de seleccionar grupos ad hoc o de mostrar información de asignaciones en formato de informe gráfico o tabular.

Report Center proporciona datos eficaces de procesamiento analítico en línea (OLAP) a través de Office Web Components a los sitios web de Office Project Web Access; de este modo, ofrece acceso de arrastrar y colocar a diversos escenarios con rapidez y facilidad.

Cada una de las interfaces de la solución Microsoft EPM proporciona informes a petición actualizados del funcionamiento de una organización: se trata de una herramienta de gran eficacia para determinar cómo mejorar. El uso de indicadores gráficos permite destacar inmediatamente las tendencias fundamentales; de este modo, los responsables se pueden centrar en los datos que es preciso tener en cuenta.

Acceso a numerosas opciones de distribución

La solución Microsoft Enterprise Project Management proporciona un modelo de seguridad robusto que permite un control preciso sobre los datos que están visibles para cada integrante de la organización. La información confidencial puede estar disponible únicamente para quienes cuenten con las autorizaciones correctas.

También es posible llevar datos enriquecidos del nivel de proyectos a los sitios de colaboración en grupo directamente desde Office Project Server 2007, gracias a la integración con Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 y a varios elementos web incorporados, de tal forma que ya no es preciso volver a crear y publicar los informes una y otra vez.

Reporting Services de Microsoft SQL Server™ 2005 Enterprise Edition incluye un mecanismo de distribución para informes en varios formatos (p. ej., Excel, PDF) que se pueden desencadenar por fechas y enviarse regularmente a las listas de distribución. Con la funcionalidad de suscripción de SQL Server Reporting Services, los empleados de la organización pueden recibir los informes que necesitan para completar sus tareas y proyectos correctamente.