Desafío

Los empleados de una organización pueden ser su activo más valioso o su mayor gasto. La diferencia reside en la capacidad para implementar con eficacia los recursos de personal de acuerdo con proyectos y prioridades que, con frecuencia, están en conflicto. Para maximizar tanto la productividad de las tareas y la moral de la compañía, los jefes de proyecto y los jefes de recursos necesitan un sistema eficaz de administración de recursos para asignar al personal a los grupos correctos en el momento preciso.

A corto plazo, la implementación ineficaz de los recursos da lugar a costos innecesarios y retrasos en los proyectos. A largo plazo, una organización que no domine correctamente la capacidad y la carga de trabajo podría verse incapaz de evitar defectos en los productos, ciclos ineficaces de contratación y despido, clientes decepcionados y reducción de ingresos.

Administrar a las personas con eficacia en una organización usando mensajes de correo electrónico manuales y hojas de cálculo puede ser todo un reto. Cuando cambia una programación, los jefes de recursos pueden perder en muy poco tiempo el control de un grupo grande. Puede resultar difícil disponer de una visión precisa de las capacidades de recursos, porque la información relativa a éstos últimos suele mantenerse en varios departamentos y en formatos distintos; además, con frecuencia, está obsoleta.

Si no se cuenta con un entendimiento apropiado de las aptitudes y disponibilidad del personal, una organización no puede asignar, administrar ni aumentar estratégicamente sus recursos para que sean acordes a sus objetivos.

Solución

La solución Microsoft Enterprise Project Management (EPM) proporciona un completo conjunto de herramientas para ayudarle a administrar los recursos de la organización y mejorar las decisiones sobre personal. La solución EPM de Microsoft proporciona una combinación de herramientas web y de escritorio que aportan visibilidad sobre los datos esenciales de los recursos, tales como capacidad, demanda y utilización en el tiempo, así como sobre aptitudes y costos.

Fondo de recursos accesible

El centro de la solución Enterprise Project Management lo constituye una base de datos de recursos centralizada que permite a las organizaciones mantener un archivo completo y dinámico de información sobre sus recursos. Con independencia de si se utiliza un plan de recursos para la asignación de personal siguiendo métodos porcentuales, o de si se recurre a proyectos en rápida evolución para obtener resultados más inmediatos, es posible implementar y utilizar los grupos en muy poco tiempo. Puede localizar en seguida los recursos óptimos para un proyecto, crear grupos de alto rendimiento y alcanzar niveles cada vez más altos de productividad y rentabilidad gracias a la administración eficaz de los recursos.

Los jefes de recursos disponen de acceso inmediato a la información pertinente en Microsoft Office Project Web Access Resource Center, y los jefes de proyecto pueden asignar tareas a esos mismos recursos mediante la vista Uso de recursos de Microsoft Office Project Professional. Ambas herramientas comparten con eficacia un fondo común de información que permite que todos los jefes y responsables tengan acceso a los mismos datos de administración de recursos.

Reunión e implementación de recursos

Microsoft® Office Project Professional 2007 no sólo proporciona herramientas de administración de recursos para crear asignaciones de recursos basadas en aptitudes, sino que, además, ofrece eficaces herramientas de programación que permiten impedir el exceso de asignaciones. Resulta fácil y rápido crear escenarios de posibilidades con una funcionalidad de deshacer de varios niveles. La adición de Office Project Web Access proporciona la publicación instantánea de información sobre tareas, partes de horas, documentos e información de generación de informes, para que los jefes y sus grupos puedan avanzar con eficacia.

Evaluación de recursos

La solución Microsoft Enterprise Project Management para la administración de recursos proporciona la posibilidad de evaluar las asignaciones y determinar la disponibilidad de los recursos individuales para los grupos, los departamentos o toda la organización a lo largo de cualquier período de tiempo concreto. Puede representar la disponibilidad de los recursos en vistas de gráficos impactantes, para que los jefes y responsables no sólo entiendan con claridad las asignaciones de trabajo sino que, además, puedan evaluar con precisión si la organización dispone en cada momento de las aptitudes y capacidades que requiere para satisfacer sus necesidades empresariales existentes y futuras.