Desafío

El planeamiento es sólo el principio de la administración de carteras de proyectos. Si una organización no es capaz de seguir sus proyectos y recursos a medida que los proyectos avanzan a lo largo de su ciclo de vida, los responsables no detectarán las posibles desviaciones con respecto al plan de proyecto original. Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan la mayoría de las organizaciones en los entornos de proyectos consiste en coordinar con eficacia el planeamiento y el seguimiento de los proyectos, incluidos los informes de horas. Sin embargo, cuando la organización administra varios proyectos, la complejidad de este desafío aumenta de forma exponencial.

Solución

El parte de horas de Microsoft® Office Project Server 2007 ayuda a las organizaciones a prepararse para los retos asociados a los procesos de generación y presentación de informes de horas, y a abordarlos. Microsoft Office Project Server 2007 distingue entre tres funciones principales de la recopilación de información de horas.

Creación de valor financiero

En primer lugar, se debe recopilar el espectro de horas completo, a fin de formarse una imagen global del período de tiempo correspondiente al informe. Este aspecto de los informes de horas aborda lo que preocupa a los departamentos de recursos humanos y finanzas. Las horas se pueden registrar para asignaciones basadas en tareas y también para actividades que no corresponden a los proyectos. Una vez recopilada la información del parte de horas, puede ascender por los diversos niveles de aprobación antes de distribuirla para ser utilizada en otros sistemas internos heredados. Por ejemplo, algunos datos como las vacaciones, las bajas por enfermedad o los permisos personales se pueden exportar al sistema de recursos humanos; por su parte, la información de facturación se puede enviar al sistema de creación de facturas.

Actualización del estado de los proyectos

En segundo lugar, una vez especificados en el parte los datos de informes de horas, los registros asociados a las tareas que ya se han definido en Microsoft Office Project Server 2007 se pueden transferir a la página de estado del proyecto. Esta solución de informes de horas permite al usuario actualizar, a su vez, el progreso de las tareas que se verán afectadas por las programaciones utilizadas para actualizar el avance de estas actividades. El seguimiento de las tareas que tienen tanto actividades reales completadas, como estimaciones de actividades por completar, proporciona una visión panorámica del estado de la cartera de proyectos de la organización.

Extensión de la funcionalidad del parte de horas

Por último, Microsoft Office Project Server 2007 proporciona una extensa integración con sistemas de partes de horas de otros fabricantes para la generación de informes de horas. Existen escenarios que no se limitan se al sistema de partes de horas interno; para estas situaciones, la interfaz de Office Project Server permite la integración directa de sistemas internos de la empresa o de otros fabricantes. Office Project Server 2007 incluye un modelo de eventos que permite al sistema externo intervenir en la práctica totalidad de las funciones del sistema de partes de horas y estado de los proyectos. Los sistemas se pueden integrar para proporcionar una interfaz ininterrumpida con el usuario final.

Numerosas organizaciones han identificado el seguimiento de las horas como la manera más eficaz de avanzar en la administración de los proyectos y la madurez del gobierno de TI. Utilizar un parte de horas que aparezca directamente en el mismo sistema donde ya se lleva a cabo la administración de los proyectos de toda la empresa es la vía que menos resistencia genera al introducir, para todos los usuarios, este elemento vital de todo sistema completo de administración de proyectos. El entorno de partes de horas y estado de proyectos de Microsoft Office Project Server 2007 y su capacidad de informes de horas proporcionan esta posibilidad y muchas más cuando se implementa como parte de una iniciativa global de administración de proyectos empresariales (EPM).