Desafío

La implementación correcta de una solución de administración de proyectos empresariales (EPM) depende de que un grupo diverso de usuarios finales adopte la tecnología y los procesos nuevos. No es ningún secreto que las personas se resisten al cambio: hasta que ven el beneficio que obtendrán y se dan cuenta de que la dirección apoya e impulsa el cambio. Una solución de administración de proyectos empresariales se enfrenta a tres obstáculos principales para cada usuario final:

·         El usuario debe entender los conceptos básicos de administración de proyectos y hacer suyo su valor. La tecnología de EPM está diseñada para respaldar las prácticas recomendadas de EPM. Los jefes de proyecto, los ejecutivos y los jefes de recursos deben entender los principios de EPM subyacentes para poder entender la tecnología. Incluso los integrantes de los grupos deben entender la finalidad básica de EPM y su valor para las tareas cotidianas.

·         Un usuario solamente necesita saber cómo funciona la aplicación: qué se puede hacer con ella y cómo funciona cada característica. La solución EPM contiene un conjunto de características enriquecidas y eficaces. Tratar de desarrollar esta eficacia mediante un método autodidáctico de “prueba y error” aumenta la curva de aprendizaje, retrasa los beneficios y da lugar a resultados incoherentes.

·         Las características de EPM siguen una serie de flujos de trabajo. Para obtener el beneficio de muchas de estas características de EPM se necesita una serie de acciones. Por ello, cada usuario debe entender los flujos de trabajo de EPM para su propia función y su propia organización.

Para hacer este reto aún más complicado, el sistema de EPM se ha diseñado para proporcionar distintos conjuntos de características para los diversos tipos de usuarios. Los ejecutivos utilizan partes del sistema diferentes que los integrantes de un grupo. Los jefes de proyecto usan más características que los jefes de recursos. Por ello, no existe una solución ‘universal’ de formación. La mejor formación para los jefes de proyecto podría ser una pérdida de tiempo absoluta para los integrantes de un grupo.

Solución

La formación eficaz de los usuarios constituye un componente esencial de cualquier implementación de EPM. La mejor formación integra aprendizaje práctico, explicaciones detalladas y ejemplos, y modelos que facilitan la comprensión de los sistemas complejos. Además, debe proporcionarse una dosis saludable de prácticas de administración de proyectos.

Funciones

La solución EPM se ha diseñado para varias funciones: un modelo perfecto para seguirlo en la formación. Para conseguirlo, consulte el conjunto de características de EPM en la vista correspondiente a cada usuario de EPM y desglose la formación en las partes relevantes. El resultado será una serie de módulos basados en funciones. Estos módulos basados en funciones reducen los costos de formación globales porque cada usuario dedica tiempo únicamente a aprender las características que le corresponden.

Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo de EPM representan las prácticas recomendadas de administración de proyectos adaptadas al entorno de proyectos de la organización. El material formativo debe organizarse de acuerdo con los flujos de trabajo, de tal forma que se enseñen las características que respaldan el flujo de trabajo. Con este enfoque, los usuarios aprenden las características en el contexto de su puesto de trabajo. La formación basada en flujos de trabajo siempre es más eficaz que la basada en características.

Utilidad de consulta

La formación se inicia en el aula pero continúa en el puesto de trabajo. Los materiales formativos utilizados en el aula deben incluir explicaciones detalladas que describan con exactitud cómo usar la aplicación, porque es lo que los usuarios necesitarán cuando regresen a su mesa. Ni siquiera los mejores usuarios que reciban la mejor formación recordarán todo lo que han oído en el aula. Un material de formación adecuado resulta útil como herramienta de consulta.

Preparación de administradores

Mantener y actualizar la configuración de Project Server 2007 es un trabajo especial. Para que la implementación tenga éxito, debe incluir un número limitado de usuarios que cuenten con la experiencia y los conocimientos adicionales que se necesitan para mantener la tecnología de EPM sincronizada con los procesos de EPM a medida que maduran.

Experiencia práctica

Las personas aprendemos mejor las herramientas viendo ejemplos y practicando con ellas. Una buena norma consiste en disponer como mínimo de veinte minutos de práctica por cada hora de formación impartida. Esto incluye demostraciones que los usuarios van siguiendo con el instructor, así como prácticas en las que el usuario demuestra que es capaz de aplicar la herramienta para llevar a cabo una tarea concreta relacionada con su trabajo.

Principios de la administración de proyectos empresariales (EPM)

Los buenos formadores suelen hablar del concepto de WIIFM (siglas en inglés de “¿qué saco yo de esto?”). Una formación eficaz para la solución Microsoft EPM responde a WIIFM explicando los principios básicos de la administración de proyectos empresariales y cómo estos principios aumentarán la productividad de todos. Cuando se trata de adoptar una nueva manera de trabajar, saber por qué es tan importante como saber cómo.

Compromiso visible de la dirección con la administración de proyectos empresariales

La formación de los usuarios finales debe dar lugar a personas que estén dispuestas a utilizar la nueva tecnología y sean capaces de hacerlo. Un compromiso visible de la dirección con la nueva tecnología y los nuevos procesos aumenta la motivación de cada usuario en relación con la adopción de una nueva manera de administrar el trabajo y los recursos.